1 – CONSEIL D ‘ADMINISTRATION

1-a Rôle et attributions :

Le conseil d’administration gère l’association par délégation de l’assemblée générale. Il établit tout acte, passe tous les marchés et signe toutes les conventions au nom de l’association. Il est responsable devant l’assemblée générale ordinaire devant laquelle il rend compte de sa gestion morale et financière pour l’année écoulée. Le conseil d’administration se réunit sur convocation du président au moins trois fois l’an et à chaque fois que l’ordre du jour et les circonstances l’exigent en présentiel ou en distanciel.

Le secrétaire général envoie les convocations au moins 3 semaines avant la date du conseil en précisant, par écrit, l’ordre du jour.

1-b Postes à pourvoir :

18 postes d’administrateur sont à pourvoir : le président, 1 vice-président, le secrétaire général, le secrétaire adjoint, le trésorier, le trésorier adjoint et 12 administrateurs délégués.

Deux des administrateurs représenteront le collège des secrétaires généraux. En cas de carences dans le collège, les postes non pourvus pourront indifféremment être issus des autres collèges en fonction de leur classement en nombre de voix obtenues.

Douze des administrateurs représenteront le collège des personnels de direction.

Quatre des administrateurs représenteront le collège des Directeurs délégués aux enseignements technologiques et professionnels. En cas de carences dans le collège, les postes non pourvus pourront indifféremment être issus des autres collèges en fonction de leur classement en nombre de voix obtenues.

Il est souhaitable que les membres reflètent la diversité des établissements membres et des formations dispensées.

Un établissement ne pourra être représenté que par deux personnes au maximum, une seule personne par établissement sur chacun des collèges : secrétaires généraux, personnels de Direction, et directeurs délégués aux formations professionnelles et technologiques.

2 – ELECTIONS au CONSEIL D’ADMINISTRATION

– Les candidats à un poste d’administrateur doivent faire parvenir leur demande motivée par courrier au président 30 jours francs avant la date des élections selon la mise en œuvre du calendrier électoral.

– En cas d’insuffisance de candidatures par rapport aux postes à pourvoir, il pourra être procédé à un second appel à candidatures, sans précision de délai.

• Les membres élus au conseil d’administration n’ont pas de suppléant.
• Mode de scrutin : les élections ont lieu au scrutin de liste à un seul tour
• Les élections se font par le biais d’une application de vote par voie électronique validée en Conseil d’administration.

– Seront déclarés élus les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix, sous réserve du respect du nombre de postes réservés aux différents collèges (personnel de Direction – Secrétaire Général – Directeur délégué aux enseignements technologiques et professionnel)

– En cas d’égalité c’est l’ancienneté personnelle du candidat dans son poste actuel, puis de l’âge du candidat (le plus ancien l’emporte)

– Les élections se feront suivant la procédure calendaire suivante :

  Lors du congrès :

1 – Mi-février : appel à candidature

2 – Début mars : envoi du matériel électoral

3 – Vote et dépouillement pendant le congrès.

4 – Publication du résultat des élections sur le site de l’AFLYHT

   Si absence de congrès :

1 – Début Janvier : appel à candidatures

2 – Début février : envoi du matériel électoral

3 – Lors du 2ème CA de l’année : dépouillement des bulletins en conseil d’administration

4 – Publication du résultat des élections sur le site de l’AFLYHT

L’organisation des opérations est confiée au secrétaire général.

• Ne peuvent être élus ou éligibles que les représentants des établissements membres.
• Pas de liste supplémentaire.
• Les membres associés (retraités et entreprises) ne sont ni électeurs ni éligibles pour les postes d’administrateurs.

– A la suite des élections le collège des 18 administrateurs, est convoqué pour un conseil d’administration qui élit ou coopte, en son sein, les titulaires des différentes charges (présidence, vice- présidence, secrétariat…). En cas d’impossibilité de définir de manière consensuelle les responsables des différents offices par cooptation, il sera procédé à un vote au scrutin majoritaire.

– En cas d’égalité des candidats : critère 1 : Ancienneté au conseil d’administration critère 2 : Age (le plus ancien l’emporte).

– Les administrateurs sont élus pour quatre ans.

• Le renouvellement s’opère par moitié tous les deux ans, années impaires.
• Ne peuvent être proposés au vote que des postes dont le mandat vient à échéance.
• Un administrateur n’a pas de suppléant. Un chef d’établissement ne peut donc pas se faire représenter par son adjoint en cas d’impossibilité de se rendre à une réunion du conseil d’administration ou du bureau exécutif

Démission volontaire :

Tout membre du conseil souhaitant se démettre de ses fonctions doit le faire connaître par écrit au Président.

Remplacement :

En cas de démission, de radiation, ou de vacance de poste prématurée (mutation, …), dans l’attente des élections, le Président peut être amené à proposer un administrateur remplaçant pour faire la liaison jusqu’aux élections suivantes. Les postes seront proposés aux personnes sur la liste supplémentaire dans l’ordre du classement. Cet administrateur remplaçant gardera ce poste la durée de la mandature du titulaire qu’il remplace.

3 –bureau exécutif

3-a Composition :

Dès la première réunion du conseil d’administration, il est procédé à l’élection du président, puis à la désignation des 6 membres du bureau exécutif, sur proposition du président.

Le bureau comprend :

Le président

1 vice-président,

Le secrétaire général

Le secrétaire adjoint

Le trésorier

Le trésorier adjoint

En fonction de l’ordre du jour des administrateurs délégués en charge de commissions de travail, ponctuellement peuvent être convoqués au bureau exécutif pour présenter les travaux.

3-b Rôle du bureau exécutif :

– Le bureau exécutif prépare les travaux du conseil d’administration, gère les affaires courantes et applique les décisions arrêtées par tout moyen à sa convenance. Il doit immédiatement rendre compte de son action au conseil d’administration, par la bouche de son Président.

– Pour certains membres du bureau exécutif, et sur proposition du Président, il peut être procédé à des délégations spécifiques de responsabilités.

4 – COTISATIONS

4-a Période de validité :

La cotisation est annuelle. Elle couvre la période allant du 1er janvier au 31 décembre, soit une année civile.

4-b Date d’exigibilité :

– Le trésorier appelle à renouvellement des cotisations avant le 30 novembre N-1.

– La cotisation doit être acquittée par l’établissement, le membre associé ou l’entreprise associée avant le 30 novembre de l’année N.

– Cas des impayés : radiation étudiée lors du 1er conseil d’administration de l’année civile N+1.

4-c Montant :

Le montant de la cotisation est adopté après vote de l’assemblée générale ordinaire en fonction des catégories suivantes :

A1 : Etablissements scolaires

Etablissements scolaires publics ou privés sous contrat (toutes les formations de l’hôtellerie y compris CAP PSR) :

• De moins de 200 élèves relevant de l’hôtellerie ou du tourisme
• De 201 à 400 élèves relevant de l’hôtellerie ou du tourisme
• De plus de 400 élèves relevant de l’hôtellerie ou du tourisme

 A2 : entreprises partenaires

5 – ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

Composition et attribution :

– L’assemblée générale ordinaire comprend tous les Etablissements adhérents. Les membres associés retraités et entreprises partenaires peuvent assister mais n’ont pas le droit de vote.

– L’assemblée générale ordinaire doit être réunie prioritairement lors du congrès de l’association, si possible au mois de mars, et en tout état de cause avant la fin de l’année scolaire.

– Chaque établissement scolaire, quelle que soit sa taille ne compte que pour une seule voix : il est représenté par le chef d’établissement, ou son adjoint, le Directeur délégué aux enseignements technologiques et professionnels, le secrétaire général.

– Après vérification du quorum, présents et pouvoirs par le secrétaire général, le Président ouvre la séance et l’assemblée peut valablement délibérer.

– Le secrétariat de séance est assuré par le secrétaire général ou son adjoint.

6 – ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

Composition et attribution :

– L’assemblée générale extraordinaire comprend tous les établissements adhérents. Les membres associés retraités et entreprises partenaires peuvent assister mais n’ont pas le droit de vote.

– Le Président peut réunir cette instance pour motif grave : modification des statuts, défaillance de trésorerie, dissolution…La convocation doit être envoyée conformément à l’article 11 des statuts.

7 – CONGRES

7-a Organisation :

Chaque année est prévue l’organisation d’un congrès de l’association. Il est organisé par un collectif d’établissements représentant une Académie, après validation du conseil d’administration. Un établissement support est désigné par le collectif.

7-b Rôle du congrès :

Le congrès est un lieu de réflexion et de propositions qui travaille sur des thèmes définis par le conseil d’administration

7-c Participants :

Les établissements adhérents (dans la limite de 3 personnes), les membres retraités et les entreprises associées peuvent participer au congrès annuel.

Les conjoints peuvent également participer à la partie récréative et touristique ainsi qu’aux repas et animations dans la limite des places disponibles.

Des personnalités extérieures, sur invitation, peuvent également participer et intervenir en plénière comme en commission.

La qualité de « partenaire » donne le droit à chaque entreprise d’exposer durant toute la durée du congrès, de promouvoir leurs produits ou services par tout moyen à leur convenance (envoi de documents aux établissements, publicité dans les publications de l’association…) et d’intervenir en plénière comme en commission en accord avec les administrateurs.

7-d Participation financière :

La participation au congrès (inscription), les frais d’hébergement sont pris en charge par les établissements à hauteur des montants fixés par l’AFLYHT.

Les membres associés retraités qui participent activement aux travaux du Conseil d’Administration sont invités au congrès annuel.

Les retraités acquittent personnellement tous les frais (résidentiels, d’inscription, de transport).

Les « partenaires » bénéficient d’une prise en charge par l’AFLYHT des frais d’inscription pour une personne : hébergement, repas et le stand d’exposition nu. Les participants supplémentaires se verront facturer l’hébergement et la restauration aux frais réels ou au tarif fixé par le trésorier.

Reste à la charge des congressistes, les suppléments éventuels de séjour (consommations, téléphone, minibar, taxes de séjour…), ainsi que ceux liés au conjoint

8 – ORGANISATION FONCTIONNELLE :

8-a Présidence :

Le Président est le garant du fonctionnement harmonieux et efficace de l’association. Il est le mandataire légal de l’association en justice. Il représente l’association devant les autorités ministérielles, politiques, syndicales, associatives ou territoriales. Il a mandat pour prendre toute décision relevant de la bonne application de la politique globale définie par les instances de l’AFLYHT. Il signe les conventions, les traités ou contrats engageant la responsabilité de l’association. Il rend périodiquement compte de son action devant les instances dirigeantes qu’il convoque à sa convenance et annuellement de l’activité devant l’assemblée générale.

8-b Secrétariat :

Le secrétaire général ou son adjoint établit le compte rendu de chaque réunion sur papier ou support informatique. Ils peuvent être présentés à toute réquisition d’un membre de l’association. Il est en charge de la gestion de la boite courriel de l’association et des missions fixés dans le règlement intérieur.

8-c Trésorerie :

Le trésorier tient les comptes de l’association sur un registre comptable aux pages numérotées ou sur un logiciel adapté. Il doit conserver l’intégralité des traces tangibles des dépenses et des recettes.

• Les comptes doivent être présentés à toute réquisition d’un membre de l’association.
• Un commissaire aux comptes sera désigné pour certifier les comptes présentés en assemblée générale.
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8-d Correspondants académiques

Chaque membre du Conseil d’Administration sera chargé de représenter au moins une Académie. Il en deviendra le correspondant auprès dudit conseil d’administration.

Le correspondant doit faire ainsi remonter toute information, article, relation avec la hiérarchie et les corps d’inspection, nouvelle, écho, vie des établissements, compte rendu de commission, relation avec la profession susceptible d’intéresser le monde de la formation en hôtellerie comme en tourisme.

Ces informations devront paraître sur tous les supports jugés utiles.

9 – RESPONSABLE de COMMISSION :

Le responsable de chaque commission ou groupe de travail est désigné en conseil d’administration. Il a ensuite la charge de faire vivre et d’animer sa commission durant toute la durée de sa délégation. Il a, à ce titre, toute liberté pour convoquer et relancer les débats de réflexion. Il doit régulièrement rendre compte de ses initiatives au Président qui en informe le bureau exécutif ou le conseil d’administration.

Version adoptée le 03-10-2025 en Conseil d’administration à l’unanimité